남으로부터 이것저것 지시받는 것을 싫어하는 사람이라면, 해야 할 일에 주체적으로 임할 수 있는 타입의 일은 최고이며, 큰 만족감도 얻을 수 있다. 하지만, 그런 자유를 누리기 위해서는 자기 일을 잘 관리하지 않으면 안된다.
이를 위해 필요한 것은, 시간과 작업을 관리하기 위한 기술이다. 단지 그것은, 반드시 자연스럽게 힉득할 수 있는 것은 아니다.
여기서는, 이러한 관리 기술을 제대로 익히고, 자신의 일을 잘 관리할 수 있는 확실한 방법에 대해서 알아보자.
1. 달력 이용을 습관화
기억만 믿고 일정을 관리하다가는 연속으로 실수할 가능성이 있다. 시간 관리술을 마스터하는데 가장 쉬운 것은, 모든것에 캘린더를 이용하고 이를 습관화하는 것이다.
주위에는 캘린더 앱이 가득하다. 자신에게 맞는것을 고르면 되고, 달력을 이용하는 목적은, 미팅이나 일, 행사 등 해야 될일은 기본적으로 모두 달력에 넣는 것이다.
잊어버릴 만한 것이 있으면, 달력에 추가해두자. 필요 사항은 가급적 바른 단계에서, 달력에 적어두는 것이 좋기 때문에, 주 초에라도 이를 위한 시간을 확보해두도록....
2. 메일을 폴더에 모아서 정리하기
도착한 메일을 전부, 수신함에 계속 넣어두면, 혼란의 원인이된다. 나중에 중요한 메일을 찾아야 한다면 더더욱 그렇다.
그런 사태를 피하기 위해서라도, 메일은 폴더로 제대로 정리해두자. 업무 내용에 따라, 전용 폴더를 작성해 두면 필요한 메일을 바로 찾을 수 있다. 예를 들어, 프로젝트용 폴더, 프레스 릴리스와 업데이트용 폴더, 팀원용 폴더, 폴로업이 필요한 메일용 폴더와 같은....
3. 파일 드라이브를 정리하는
생산성을 무엇보다 해치는 것이, 대량의 파일이 여기저기 흩어져 있는 파일 드라이브이다. 그 때문에, 필요한 파일을 좀처럼 찾지 모하고 속수무책으로 당하게되어, 해야 할 일을 미루거나 피하거나 하게 되어 버린다.
메일과 마찬가지로 파일도 폴더에 나누어서 정리를 해두는 것이 중요하다. 그러면 일을 제대로 파악할 수 있을 것이다. 어떠한 파일이라도, 전용 폴더에 보존해 두는 것이 기본이다.
파일을 정리한다고 해서 꼭 일관리가 잘되는 건 아니지만, 시간 관리에 도움이되고, 안정적인 직무상태를 유지할 수 있을 것이다.
4. 일의 진척 상황을 파악한다
자주성이 있는 근로방식에서는, 진행중인 자신의 작업을 파악하고, 그것이 팀의 대처로 어떻게 연결되어 있는지를 파악하는 것이 요구된다. 그렇게 되면 당연히, 이를 실행하기 위한 실용적인 방법이 필요하게 된다.
자신이 담당하는 클라이언트나 프로젝트의 플래닝 등 자신이 맡은 모든 일의 진척 상황을 리스트화한 스프레드시트를 작성.
"엑셀"이나 "Google 스프레드시트"에는 템플릿이 풍부하게 준비되어 있기 때문에, 그것들을 사용해도 되고, 직접 처음부터 만들어도 상관없다. 어쨌든 다음 각 항목을 한눈에 파악할 수 있는 스프레드시트가 이상적이다.
. 일의 내용
. 기일
. 진척 표시기
. 업무에 관련된 작업
5. 작업에 능숙하게 우선순위를 매긴다
일을 배정해 줄 사람이 없을 경우에는, 어떤 작업을 우선시해야 하는지를 스스로 살펴야 한다.
단지, 이것을 매우 싫어하는 사람은 많이 있다. 우선순위를 정하기 위해서는 사안을 대국적으로 보고, 앞으로의 전개를 예측해야 하기 때문이다. 고맙게도 우선 순위 판단에 도움이 되는 방법이 몇 가지 있으며, 그 효과는 보증되어 있다.
작업을 "하지 않으면 안된다", "해야 한다", "할 수 있으면 해도 좋다", "하지 않아도 된다"로 나누는 것을 도와주는 것이 MoSCoW 메서드이다.
단계적으로 되어 있는 이 접근 방식을 이용하면, 어떤 작업이 필수이고, 어떤 작업이 필수가 아닌지를 제대로 파악할 수 있다.
6. 반복 작업의 시간을 절약한다
업무시간의 약 25%는, 반복되는 작업에 소비된다. 25%라고 하면 꽤 긴 시간이다. 예를 들면, 비슷한 내용의 메일이나 보고서에 글를 쓰는 것과 같은 작업이 반복 작업에 해당하는 데, 이런 일에 시간을 보내는 것은 비효율적이다.
다행히도, 무료 Chrome 확장 기능 "Magical-text Expander"를 사용하게 되면, 그러한 루틴 워크를 자동화할 수 있다. 최대 10개의 단축키를 만들 수 있기 때문에, 같은 텍스트를 여러 번 반복하여 쓸 필요가 없다.
바로가기 트리거는, 문자와 기호를 조합해서 만들 수 있다. 트리거를 입력하면, 원하는 텍스트가 완전한 형태로 자동 생성된다.
예를 들어 #report를 쓰게되면, 보고서 개요가 풀 생성되는 것이다. 나머지는 해당하는 모든 세부사항을 편집하면 끝....
