프레젠테이션 시, 내용을 너무 빠르게 전달해버려 관객의 마음을 잡을 수 없었다라고 말하는 경우가 종종 있다.
프레젠테이션 강습이나 컨설팅을 제공하는 미국 기업 포티코 PR(Portico PR)의 창업자 메건 도트는, 회의실에서 사업부내 미팅이든, 강당에서 대세를 앞둔 강연이든, 합격선 이상으로 프레젠테이션이 가능한 사람은 매우 적다고 한다.
아래에는, 도트 뿐만 아니라 정치인들에게 미디어 노출에 대비 한 교육을 제공하는 15 미닛 프로덕션(15 Minutes Productions)의 앤 디카손이 전수하는, 자신과 관객의 거리를 좁혀 설득력 있는 프레젠테이션을 위한 6가지 포인트를 소개하고 있다.
1. 사전에 솔직한 피드백을 얻는다
친구는 엄격하게 지적해주기 어렵고, 바쁜 동료에 몇번이나 프레젠테이션 연습을 도와달라고 하기 어렵다. 그래서 디카손은, 스마트폰을 향해 연습하는 방법을 권하고 있다. 이렇게 하면 자신의 프레젠테이션을 녹화하고 확인할 수 있기 때문에, 거울 앞에서 연습하는 것보다 편리하다고 한다.
2. 청중과 교류하는
프레젠테이션을 시작하기 전에, 회장의 청중 3명에게 자기 소개를 해두자. 도트에 따르면, 이제 긴장이 완화될 뿐만 아니라, 청중이 요구하는 정보를 사전에 파악하고 프레젠테이션 내용을 살릴 수 있다.
3. 자신의 목소리에 주의
디카손에 따르면, 긴장과 흥분하고 있는 사람은 목소리가 높은 경향이 있다. 목소리를 낮게 억제하는 것으로, 성량을 크게 할 수 있다. 또한 목소리가 말끝부분에서 올라간다면, 질문을 하고 있다고 착각되어 버리거나 내용에 자신이없는 것처럼 들려버릴 수 있기 때문에 주의하자.
4. 슬라이드의 문장은 최소화
이야기하고 싶은 내용 전부를 파워 포인트에 담지말라. 빽빽하게 쓴 슬라이드를 보면, 청중은 읽기에 집중하게 되어버려, 이야기를 들을 수 없게 되어 버린다. 슬라이드에 전하고 싶은 내용을 모두 써 버리면, 당신이 일부러 청중 앞에서 말할 필요가 없어져 버린다고 디카손은 지적하고 있다.
5. Q & A에서는 자신감있게 답변
디카손은, 특히 여성에게 많은 것이 청중의 질문에 대해 생각을 정리 할 때, 시선을 아래로 둬 버려 자신감없는 모습을 상대에게 보인다고 한다. 만약 대답을 생각하는 동안 청중에게 시선을 두는 것이 어려우면 대신에 메모를 보면 좋다고 한다.
6. 탈선을 방지
만약 누군가가 프레젠테이션 후 관계없는 질문을 해 온 경우는 "흥미로운 의견이네요", "좋은 포인트군요. 그 점에 대해서는 목록에 추가할 수 있지만, 일단 현재의 의제에 대해 이야기를 진행하자"라는 대답을 한다. 처음에는 어려울 수 있지만, 도트는 자연스럽게 이러한 말을 할 수 있도록 연습하고, "죄송하지만..."로 시작하는 대답은 피하는 것이 중요하다고 말한다.
그러나 관계없는 질문이 너무 많은 것 같으면, 자신의 프레젠테이션 내용이 깔끔하게 정리되어 있지 않거나 취지에서 벗어나지 않았는지를 검토한다. 뛰어난 프레젠테이션은 "청중의 수준에 맞추어, 청중을 약간 현명하게 만드는 것"이라고, 도트는 설명하고 있다.
한편, 도트는 프레젠테이션 의뢰를 받았을 때에는, 그것이 자신의 경력에 도움이 되는지 여부도 생각하지 않도록 해야한다고 주의. 부탁하는대로 응하는 것이 아니라, 자신에게 유익한지 여부, 충분한 준비 기간이 있거나 주제에 대한 충분한 지식이 있는지를 생각하고, 경우에 따라서는 의뢰를 거절하는 것이 좋다. 특히 누군가의 대리로서 요구 될 때는 더욱 주의가 필요하다.
